Privacybeleid Pagina
Introductie
Dokrona ("wij", "ons" of "onze") beheert de website dokrona.com en zet zich volledig en onvoorwaardelijk in voor de bescherming van de persoonsgegevens en privacy van iedere persoon die ons platform bezoekt, een aanvraag indient of via welk kanaal dan ook gebruikmaakt van onze diensten voor evenementenplanning. In dit Privacybeleid leggen wij in duidelijke en toegankelijke taal uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, voor welke wettelijke doeleinden wij deze verzamelen en verwerken, hoe deze worden opgeslagen, beschermd en bewaard, en welke rechten u als betrokkene heeft onder de toepasselijke Europese privacywetgeving. Wij handelen volledig in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en alle relevante Nederlandse wetgeving inzake gegevensbescherming die momenteel van kracht is. Wij zien deze wettelijke verplichtingen niet als minimale vereisten, maar als een belangrijk onderdeel van onze organisatie. Door gebruik te maken van dokrona.com of door persoonsgegevens via onze website of een ander communicatiekanaal van Dokrona te verstrekken, bevestigt u dat u dit Privacybeleid hebt gelezen, begrepen en aanvaard.
Informatie Over De Verwerkingsverantwoordelijke
Dokrona is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die via dokrona.com en in verband met onze diensten voor evenementenplanning worden verwerkt. Dit betekent dat wij bepalen voor welke doeleinden en op welke manier persoonsgegevens worden verwerkt en dat wij volledig verantwoordelijk zijn voor een rechtmatige, eerlijke en transparante verwerking. Ons bedrijf is gevestigd in Nederland. Ons volledige wettelijke adres en de bedrijfsregistratiegegevens zijn op schriftelijk verzoek beschikbaar voor formele of contractuele correspondentie. Vragen, verzoeken of zorgen met betrekking tot privacy en gegevensbescherming kunnen worden gericht aan ons privacycontact via privacy@dokrona.com. Wij reageren binnen vijf werkdagen op alle privacygerelateerde communicatie en streven naar volledige transparantie in iedere stap van onze omgang met persoonsgegevens.
Welke Persoonsgegevens Wij Verzamelen
Wanneer u een aanvraag indient via dokrona.com of contact met ons opneemt via een ander kanaal, verzamelen wij de persoonsgegevens die u vrijwillig verstrekt. Dit kan onder meer bestaan uit uw volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, type evenement, geschatte datum van het evenement, verwacht aantal gasten en alle aanvullende informatie die u in uw bericht opneemt over uw gelegenheid of wensen. Wanneer u vervolgens klant wordt, verzamelen wij aanvullende informatie die nodig is om uw evenement te plannen en uit te voeren, waaronder uw postadres, voorkeuren voor locaties, dieetwensen voor catering en relevante gegevens van belangrijke gasten. Daarnaast kunnen technische gegevens zoals uw IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en de pagina's die u op dokrona.com bezoekt automatisch worden verzameld via cookies en analysetools. Wij passen altijd het principe van minimale gegevensverwerking toe en verzamelen alleen de informatie die werkelijk nodig is om op uw aanvraag te reageren en onze diensten uit te voeren.
Hoe Wij Uw Persoonsgegevens Gebruiken
Persoonsgegevens die via dokrona.com en onze dienstverlening worden verzameld, worden gebruikt om te reageren op aanvragen, offertes voor evenementen op te stellen, het planningsproces van evenementen te beheren, samen te werken met locaties en leveranciers namens onze klanten, betalingen te verwerken, servicegerelateerde communicatie te versturen en correcte klant- en projectadministratie bij te houden. Met uw uitdrukkelijke toestemming kunnen wij uw contactgegevens en foto's van uw evenement — indien u daarvoor toestemming hebt gegeven — gebruiken in ons portfolio, op sociale media en in marketingmateriaal. Geanonimiseerde en samengevoegde gegevens over aanvragen en websitegebruik kunnen intern worden gebruikt om onze dienstverlening en de inhoud van onze website te verbeteren. Wij gebruiken uw persoonsgegevens nooit voor andere doeleinden dan in dit beleid beschreven zonder eerst uw specifieke en schriftelijke toestemming te verkrijgen.
Wettelijke Grondslag Voor Verwerking
Iedere verwerking van persoonsgegevens bij Dokrona is gebaseerd op een duidelijke wettelijke grondslag zoals vereist door de AVG. Het behandelen van aanvragen, het plannen van evenementen en het leveren van diensten gebeurt op basis van precontractuele en contractuele noodzaak — wij hebben de door u verstrekte persoonsgegevens nodig om op uw aanvraag te reageren en de diensten uit te voeren waarvoor u ons inschakelt. Het gebruik van foto's van evenementen voor ons portfolio of marketing vindt uitsluitend plaats op basis van uw specifieke en vrijwillig gegeven schriftelijke toestemming. Deze toestemming kunt u op elk moment intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de diensten die wij leveren. Nieuwsbrieven en promotionele communicatie worden uitsluitend verzonden op basis van toestemming, terwijl interne administratie en bedrijfsvoering zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang als professioneel evenementenbureau, waarbij wij altijd zorgvuldig rekening houden met uw fundamentele privacyrechten.
Delen Van Gegevens En Derde Partijen
Dokrona verkoopt, verhuurt, ruilt of verstrekt uw persoonsgegevens nooit aan derden voor commerciële, marketing- of andere doeleinden die niet in dit Privacybeleid zijn beschreven. Voor de uitvoering van onze diensten delen wij alleen relevante gegevens met locaties, cateraars, bloemisten, fotografen, videografen, entertainers en andere leveranciers die betrokken zijn bij uw evenement, en uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is om hun specifieke deel van het evenement uit te voeren. Wij werken alleen samen met leveranciers die zich ertoe hebben verbonden uw gegevens vertrouwelijk en volgens de geldende privacywetgeving te behandelen. Daarnaast maken wij gebruik van een beperkt aantal vertrouwde externe technologiepartners, waaronder ons e-mailplatform, onze hostingprovider en onze boekhoudsoftware. Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten die volledige naleving van de AVG vereisen. Wij beoordelen onze relaties met derden regelmatig en passen dit beleid direct aan als een wijziging invloed kan hebben op de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Bewaartermijnen
Dokrona bewaart persoonsgegevens alleen zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld en om te voldoen aan onze wettelijke en contractuele verplichtingen als in Nederland gevestigd bedrijf. Gegevens van potentiële klanten die uiteindelijk geen overeenkomst met ons aangaan, worden maximaal 18 maanden na het laatste contact bewaard. Daarna worden deze veilig uit alle actieve systemen verwijderd. Gegevens van klanten, waaronder correspondentie, contracten met leveranciers en documentatie van het evenement, worden zeven jaar na afronding van het project bewaard om te voldoen aan de Nederlandse wettelijke bewaarplichten voor administratie. Foto's en testimonials die met toestemming in ons portfolio of marketing worden gebruikt, blijven bewaard zolang de gegeven toestemming geldig is. Alle persoonsgegevens worden binnen 30 dagen na een geldig en geverifieerd verwijderingsverzoek definitief verwijderd, behalve wanneer een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist.
Gegevensbeveiliging
Het beschermen van uw persoonsgegevens tegen onbevoegde toegang, verlies, ongeoorloofde wijziging en ongeoorloofde openbaarmaking heeft bij Dokrona de hoogste prioriteit. Onze website maakt gebruik van SSL-versleuteling voor alle gegevens die tussen uw apparaat en onze servers worden verzonden. Alle klantbestanden en projectdocumentatie worden opgeslagen op beveiligde systemen met wachtwoorden, toegangscontrole en rolgebaseerde rechten, zodat alleen bevoegde teamleden toegang hebben. Wij hanteren strikte procedures voor het veilig verwerken, delen en verwijderen van persoonsgegevens, zowel in digitale als in fysieke vorm. Daarnaast krijgen alle teamleden training op het gebied van privacy en gegevensbescherming. Regelmatige controles van onze beveiligingsmaatregelen zorgen ervoor dat deze steeds actueel en passend blijven.
Uw Rechten Onder De AVG
Als betrokkene van wie Dokrona persoonsgegevens verwerkt, hebt u op grond van de AVG een uitgebreid pakket aan rechten. Wij zetten ons volledig in om deze rechten snel, transparant en zonder belemmeringen te respecteren. U hebt recht op inzage, wat betekent dat u een volledig overzicht kunt opvragen van alle persoonsgegevens die wij over u bewaren en informatie over hoe deze worden verwerkt. U hebt recht op rectificatie, zodat onjuiste of onvolledige gegevens kunnen worden aangepast. U hebt recht op verwijdering van uw persoonsgegevens onder bepaalde voorwaarden. U hebt recht op beperking van de verwerking in specifieke situaties. U hebt recht op dataportabiliteit, waardoor u uw gegevens in een gestructureerd en digitaal leesbaar formaat kunt ontvangen. Daarnaast hebt u recht om bezwaar te maken tegen verwerking die is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang. Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u een schriftelijk verzoek sturen naar privacy@dokrona.com. Wij reageren binnen 30 kalenderdagen volledig en transparant op uw verzoek.
Privacy Van Kinderen
De website en diensten van Dokrona zijn bedoeld voor volwassenen van 18 jaar en ouder. Wij verzamelen of verwerken niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar als directe klant of gebruiker van onze website. Wanneer wij evenementen voor kinderen organiseren, zoals verjaardagsfeesten, verzamelen wij uitsluitend de informatie die noodzakelijk is voor de organisatie van het evenement via de volwassen opdrachtgever. Eventuele gegevens van minderjarige gasten worden met extra zorg en discretie behandeld. Bent u ouder of voogd en denkt u dat een kind persoonsgegevens heeft verstrekt via dokrona.com, neem dan direct contact met ons op via privacy@dokrona.com. Wij zullen dit onmiddellijk onderzoeken en passende maatregelen nemen. De bescherming van kinderen nemen wij uiterst serieus.
Wijzigingen In Dit Privacybeleid
Dokrona behoudt zich het recht voor om dit Privacybeleid op ieder moment aan te passen om wijzigingen in onze werkwijze, onze diensten, onze samenwerkingen met derden of de geldende wet- en regelgeving in Nederland en de Europese Unie weer te geven. Wanneer er belangrijke wijzigingen worden aangebracht, informeren wij alle personen van wie wij contactgegevens hebben minimaal 14 dagen voordat het bijgewerkte beleid ingaat per e-mail. Daarnaast plaatsen wij gedurende deze periode een duidelijke melding op de homepage van dokrona.com. De datum van de meest recente wijziging staat altijd duidelijk bovenaan deze pagina vermeld. Wij raden bezoekers en klanten aan dit beleid regelmatig te bekijken en contact op te nemen met ons privacyteam via privacy@dokrona.com als er vragen of zorgen zijn. Inzicht in uw privacyrechten en in de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan is iets dat Dokrona actief ondersteunt en belangrijk vindt.